lnom vår bransch finns det tillfällen, när uppdragsgivaren väljer att byta ombud. Det är därför viktigt att detta byte sker på ett sådant satt att uppdragsgivarens intressen inte äventyras. Målet med denna rekommendation är att skapa förutsättningar för att akter, på ett enhetligt sätt kan överlämnas till annat ombud.

Utgångspunkten for rekommendationen är att akten, vilken omfattar ärendets dokumentation, är frånträdande ombuds egendom, förutom befintligt originalmaterial som tillhandahållits av uppdragsgivaren som underlag eller liknande. Aktmaterialet är oftast i elektronisk form, men aktmaterial i fysisk form kan också förekomma.

Ombudens arbetssätt innebär normalt att kunden fortlöpande får rapporter om ärendets status och om åtgärder som vidtagits i ärendet. Av praktiska skäl sker överlämnandet av akter normalt direkt mellan ombuden.

For att minimera tidsåtgången vid överlämnandet ska kvaliteten på arkiveringen av material i akten vid varje tillfälle vara sådan att den möjliggör ett överlämnande med mycket liten kontroll och arbetsinsats.

1. Grundprincipen vid överlämnande av akter mellan ombud är att det tillträdande ombudet inte har rätt att kräva ersättning av det frånträdande ombudet för arbete med överlämnande. Såväl tillträdande som frånträdande ombud äger rätt att uppbära skälig ersättning för arbete och kostnader vid överlämnande. Detta arbete och dessa kostnader faktureras i så fall klienten.
2. Frånträdande och tillträdande ombud skall komma överens om ett säkert och kostnadseffektivt sätt att överföra aktmaterialet. Ombuden ska sträva efter att komma överens om tidpunkt då överlämningen ska vara klar.
3. Vid överlämnandet kan frånträdande ombud själv välja mellan att överlämna hel akt eller också att överlämna allt relevant
4. Överlämnande av ärende ska genomföras utan oskäligt dröjsmål. Frånträdande ombud får inte kvarhålla aktmaterial på ett sådant sätt att uppdragsgivaren hamnar i risk att lida en rättsförlust.
5. Övertaget aktmaterial skall bevaras och frånträdande ombud äger rätt att, utan dröjsmål, ta del av eget överlämnat aktmaterial vid eventuell tvist med uppdragsgivaren.
6. Frånträdande ombud skall på begäran av det tillträdande ombudet förse tillträdande ombud med en lista med ärenden och frister, vilken underlättar kontrollen av frister för tillträdande
7. Omgående efter överlämnandet skall tillträdande ombud göra nödvändiga kontroller av ärendets Tillträdande ombud ska kvittera mottagandet av aktmaterial och övertagande av ansvar för ärendet inklusive bevakning av ärendets frister.
8. När frånträdande ombud har mottagit kvittering av mottagandet av aktmaterial och övertagande av ansvar från tillträdande ombud har ansvaret för ärendet inklusive dess frister övergått till det tillträdande ombudet.
9. I det fall frånträdande och tillträdande ombud inte kommer överens om överlämnandet ska SEPAF:s styrelse utgöra skiljenämnd.

Stockholm 2022-10-05

Sveriges Patentbyråers Förening (SEPAF) Styrelsen