Procedurregler för anmälningar om brott mot SEPAFs stadgar och/eller etiska regler
OBS! PDF-version på engelska finns här.
Bakgrund
I enlighet med SEPAFs stadgar (Stadgarna) skall SEPAF ”befrämja och upprätthålla etik och hög yrkesskicklighet” (punkt 2). Av stadgarna framgår vidare att ”efterlevnad av dessa stadgar eller branschetiska frågor handläggs av en etikkommitté med viss funktion och sammansättning” (punkt 8).
Stadgarna kompletteras av ”Vägledande regler om etik och god yrkessed för patentombud och patentbyråer” (Etikreglerna). I Stadgarna anges även bland annat att medlem som inte rättar sig efter Stadgarna eller Etikreglerna kan bli föremål för disciplinär åtgärd (punkt 9, första stycket). I stadgarna beskrivs vidare hur anmälan om brott mot Stadgarna eller Etikreglerna skall ske och vilka disciplinära åtgärder som kan komma ifråga. Stadgarna och Etikreglerna saknar emellertid bestämmelser om vilka procedurregler som gäller vid anmälans handläggning av SEPAF.
Dessa procedurregler har tillkommit mot denna bakgrund och för att förtydliga för SEPAFs medlemmar och organ samt anmälare hur en anmälan skall handläggas. För att tillse att handläggningen av anmälningar sker skyndsamt har tidsfrister införts. Om det finns särskilda skäl får tidsfristerna i Procedurreglerna emellertid förlängas.
Regler
1. Om en anmälan om etikbrott inkommer till SEPAFs styrelse skall styrelsen bekräfta mottagandet så snart som möjligt och senast inom en vecka. Styrelsen skall därefter pröva om anmälan är fullständig på sätt föreskrivs i punkt nio i Stadgarna och om anmälan var avsedd för SEPAF.
Om anmälan är ofullständig skall styrelsen inom två veckor från bekräftelsen av mottagandet av anmälan förelägga anmälaren att i enlighet med Stadgarna komplettera anmälan inom tre veckor. Om någon komplettering inte inkommer inom den utsatta tidsfristen eller kompletteringen ändå inte medför att anmälan är fullständig på sätt stadgarna föreskriver, skall anmälan avvisas inom en vecka efter det att tidsfristen löpt ut.
Om anmälan riktar sig till en organisation som organiserar enskilda ombud eller en myndighet som auktoriserar enskilda ombud, skall anmälan avvisas, inom två veckor från bekräftelsen av mottagandet. Styrelsen skall då i samband med avvisningen hänvisa anmälaren till den eller de organisationer eller myndigheter anmälaren kan vända sig till istället.
2. Om anmälan är fullständig skall styrelsen, inom två veckor från det att anmälan inkom skicka anmälan vidare till etikkommittén för utredning. Styrelsen skall också informera anmälaren och den berörda medlemmen, att anmälan lämnats till etikkommittén för utredning och ge en kortfattad beskrivning av anmälans fortsatta handläggning. Den berörda medlemmen skall samtidigt få ta del av anmälan i sin helhet.
Etikkommittén skall, om det inte finns särskilda skäl, så snart den mottagit anmälan ge den berörda medlemmen möjlighet att yttra sig över anmälan.
Anmälaren och den berörda medlemmen skall därefter ha rätt att yttra sig ytterligare var sin gång om det inte finns särskilda skäl. Båda parter skall alltid ta del av samtliga yttranden och handlingar från den andre parten.
Etikkommittén skall inom två månader från det att anmälan lämnats till etikkommittén för utredning, om lämna ett skriftligt utlåtande till styrelsen om det är fråga om brott mot Stadgarna och/eller Etikreglerna samt ge förslag till eventuellt beslut om disciplinär åtgärd. Etikkommittén är oförhindrad att avge dylikt skriftligt utlåtande även om part underlåter att inkomma med yttrande över anmälan.
3. Styrelsen skall inom tre veckor efter mottagande av etikkommitténs utredning besluta om någon av de disciplinära åtgärderna erinran, varning eller uteslutning skall utfärdas eller om anmälan skall lämnas utan åtgärd. Beslutet skall skickas till anmälaren och den berörda medlemmen samt till etikkommittén. Beslutet skall vara motiverat och etikkommitténs utlåtande skall normalt biläggas beslutet. Inom två dagar därefter skall beslut eller referat av beslutet i anonymiserad form publiceras på SEPAFs hemsida.
Om styrelsen beslutar om uteslutning skall styrelsens beslut innehålla en överklagandehänvisning i enlighet med punkt 9 sista stycket i Stadgarna. Överklagas inte beslutet, gäller uteslutningen från dagen efter det att tiden för överklagande löpt ut.
4. Om överklagande i rätt tid sker av styrelsens beslut om uteslutning skall överklagandet prövas på ordinarie föreningsstämma i enlighet med Stadgarna. Vid föreningsstämmans beslut om överklagandet skall den eller de medlemmar som direkt berörs av beslutet inte ha rätt att rösta. Från det att styrelsen beslutat om uteslutning till dess att ordinarie föreningsstämma prövar beslutet, skall den medlem som är berörd av beslutet ha rätt att delta i föreningens möten och aktiviteter som observatör men skall inte ha rösträtt. Om överklagandet lämnas utan bifall och styrelsens beslut står fast, verkställs beslutet om uteslutning omedelbart. För det fall att föreningsstämman beslutar att den berörda medlemmen inte skall uteslutas ur föreningen skall medlemmen omedelbart återfå samtliga sina rättigheter som medlem.