Stadgar

Stadgar antagna första gången 1991-04-12 och andra gången 1991-10-18
justerade och antagna 2002-10-04 samt 2004-04-23 och
justerade 2006-04-21 och antagna 2007-10-12

1. Föreningens namn
Föreningens namn är Sveriges Patentbyråers Förening (Association of Intellectual Property Law Firms in Sweden), SEPAF. Som alternativ kan även SEPAF användas under förutsättning att det av sammanhanget framgår, att benämningen syftar på Sveriges Patentbyråers Förening.

2. Föreningens ändamål
Föreningen har till ändamål:

• att fungera som en ideell organisation för främjande av patentbyråverksamheten i Sverige;
• att befrämja och upprätthålla etik och hög yrkesskicklighet vid handläggning av patent-, varumärkes- och mönsterärenden samt övriga ärenden och mål inom immaterialrättens om­råde;
• att främja sunda principer och rationella metoder ifråga om organisation och drift av patent­byråverksamhet;
• att verka för gott samarbete mellan patentbyråer och myndigheter;
• att tillvarata medlemmarnas allmänna branschintressen;
• att verka för ett gott förhållande mellan medlemsföretagen och ett kollegialt förhållande mel­lan medarbetarna i de olika medlemsföretagen;
• att biträda medlemmarna med råd angående immaterialrättsliga, administrativa och ekono­mis­ka frågor samt råd rörande patentbyråverksamhet i övrigt;
• att sprida kunskap till allmänhet, näringsliv, offentliga organ och myndigheter om patent­byråverksamhetens samhälleliga och industriella betydelse samt om branschens kunskap och yrkesskicklighet;
• att främja teknisk utveckling och utvecklingen av det industriella och det immateriella rätts­skyddet;
• att tjäna som remissorgan i frågor som berör patentbyråverksamhet, industriellt rättsskydd och annan immaterialrätt samt att utgöra branschorganisation för föreningens medlemmar;
• att samarbeta med andra nationella och internationella organisationer för befrämjande av ut­vecklingen av patentbyråverksamheten och immaterialrätten;
• att på ideell basis lämna assistans till medlemmar i samband med sjukdom, dödsfall eller annan liknande omständighet där fara för rättsförluster för klienter föreligger;
• att främja ett kontinuerligt och ömsesidigt utbyte av erfarenheter mellan medlemmarna in­bördes och mellan föreningen och besläktade föreningar i Sverige och i utlandet;
• att tillvarata medlemmarnas intressen i förhållande till andra organisationer och organ.

3. Föreningens organ
3.1 Föreningens högsta beslutande organ är föreningsstämman.

3.2 Föreningens firma tecknas av styrelsen samt av ordföranden och kassören eller sekre­te­raren i förening.

3.3 Föreningens styrelse skall bestå av minst fem och högst sju ordinarie ledamöter. Den utser inom sig sekreterare och kassör.

3.4 Val till styrelsen.

Styrelseledamöter väljs för en mandatperiod om tre år och kan omväljas. Som huvudregel gäller att vice ordförande omväljs till ordförande och att ordförande omväljs till avgående ordförande och ledamöter med dessa befattningar bör om möjligt kvarstå i styrelsen så länge att vice ordföranden, ordföranden och avgående ordföranden vid varje tillfälle tjänstgör samtidigt under en mandatperiod.

Med undantag av ovanstående gäller, att styrelsens övriga ledamöter måste ställa sina platser till förfogande efter två efterföljande mandatperioder för åstadkommande av cirkulation be­träffande styrelseuppdrag bland föreningens medlemmar.

3.5 Styrelsen har sitt säte i Stockholm.

3.6 Styrelsens behörighet och åligganden.

Styrelsen företräder föreningen, bevakar dess intressen och handhar dess angelägenheter samt beslutar å föreningens vägnar i alla ärenden, såvitt inte annat framgår av dessa stadgar.

Styrelsen ansvarar för:

• att verkställa av föreningsstämman fattade beslut;
• att handha föreningens ekonomiska angelägenheter och däröver föra bokföring;
• att utse föreningens funktionärer samt fastställa instruktioner för dessa;
• att tillsätta för föreningens verksamhet erforderliga kommittéer samt fastställa instruktioner för dessa;
• att till årsstämman avge årsredovisning för senaste räkenskapsår samt förslag till budget för följande räkenskapsår;
• att verka för föreningens ändamål i enlighet med föreningens allmänna målsättning;
• att besluta om disciplinär åtgärd eller uteslutning;
• att å föreningens vägnar avge yttranden i av myndigheter remitterade ärenden.

3.7 Styrelsen sammanträder när ordföranden så finner erforderligt eller minst tre leda­möter av styrelsen begär det.

Kallelse med föredragningslista skall i god tid före sammanträde tillställas ledamöter. Leda­mot är skyldig att omedelbart anmäla förfall.

Styrelsens ledamöter är inte berättigade till annan ersättning än för sina reseutgifter enligt av styrelsen fastställda grunder.

3.8 Valberedning väljs på årsstämma för en mandatperiod om ett år. Valberedningen skall bestå av tre ledamöter.

3.9 Beslutsförhet.

Styrelsen är beslutsför, då minst hälften av dess ledamöter är närva­rande. Beslut inom styrelsen fattas med enkel röstövervikt. Vid lika röstetal gäller den mening ordföranden biträder; dock sker vid personval avgörandet genom lottning.

Omröstning inom styrelsen sker öppet.

Styrelsens protokoll justeras av ordföranden.

4. Medlemskap
4.1 Kvalifikationer och inträdesvillkor.

Medlem skall vara oberoende patentbyrå, som har hemvist i Sverige. Med oberoende patentbyrå avses i dessa stadgar företag som har sin huvudsakliga verksamhet inom immaterialrättens område, nämligen i patent-, varumärkes- och mönsterärenden och som är kompetenta och seriöst verksamma inom dessa områden och som har ett flertal sinsemellan oberoende uppdragsgivare.

4.2 Beslut om inträde.

Ansökan om inträde i föreningen prövas och beslutas av styrelsen. Beslut om inval skall utan dröjsmål meddelas både sökanden och föreningens medlemmar. Styrelsen äger rätt att undantagsvis, om särskilda skäl föreligger, meddela dispens från kvalifikations- och inträdesvillkoren ovan.

4.3 Rösträtt och representation.

På stämma representeras medlem av delegation med en röst. Delegater från medlemmar i koncernförhållande utgör tillsammans en delegation.

Majoritetsägare, verkställande direktör, ägare med dominerande inflytande (minst 20% andel av bolag, aktier eller röstvärde) i medlemsföretag är automatiskt behörig att företräda med­lems­företag inför föreningen. Medlemsföretag får även låta sig företrädas av annan ställ­företrädare under förutsättning att denne äger oinskränkt rätt att företräda medlemsföretaget i förhållande till föreningen och är yrkesverksam inom sådan verksamhet som anges här ovan.

För att räknas som medlem med egen rösträtt krävs att verksamheten bedrivs som särskild rörelseverksamhet, d.v.s. aktiebolag, enskild firma, handelsbolag, kommanditbolag eller annan juridisk person som driver rörelsen under egen firma samt att verksamheten har egen administration, för­valtning eller redovisning.

S.k. vilande bolag eller namnskyddsbolag räknas inte som medlem enligt denna paragraf. Inte heller skall rörelseverksamhet som ägs eller kontrolleras av annan juridisk person som be­driver rörelse och som helt eller delvis bedrivs inom samma lokaler eller av samma ad­mi­nistration som moderbolaget räknas som patentbyrå i detta avseende. Det sagda utgör således inte hinder för dotterbolag med egna lokaler och egen administration att vara kvalificerat som medlem.

Medlemmar som står i koncernförhållande till varandra får oberoende av antalet medlems­företag ingående i koncernen låta sig representeras av högst tre representanter med till­sammans en röst. Med koncern avses det bolagsrättsliga koncernbegreppet enligt aktiebolags­lagen.

Högst två representanter per medlem får närvara vid föreningens möten såvida ej styrelsen medger annat.

5. Kansli, räkenskaper och revision

5.1 Kansli.

Föreningen skall ha sitt kansli på den ort som styrelsen bestämmer.

5.2 Räkenskaper.

Föreningens räkenskaper skall avslutas per den 30 juni varje år.

Styrelsens årsredovisning skall senast den 1 september överlämnas till föreningens revisorer.

5.3 Revision.

Styrelsens förvaltning och föreningens räkenskaper skall årligen granskas av revisor som utsetts på årsstämman. För revisor utses suppleant.

Revisorn skall senast den 15 september avge berättelse över sin granskning.

6. Årsstämma och extra stämma
6.1 Årsstämma.

Medlemmarnas rätt att deltaga i handhavandet av föreningens angelägen­he­ter utövas på stämma. Varje medlem har en röst. Årligen hålls under tiden 1 oktober–15 november på dag, som styrelsen bestämmer, en ordinarie stämma, benämnd årsstämma.

6.2 Extra stämma.

För behandling av visst ärende skall extra stämma hållas, när styrelsen finner erforderligt eller då det skriftligen med angivande av anledningen begärs av minst fem medlemmar. I ärende, som skall behandlas på sådan stämma, skall styrelsen avge utlåtande.

Härutöver sammanträder föreningen på styrelsens kallelse då styrelsen finner anledning härtill med kallelsetid om minst en vecka.

6.3 Kallelser.

Skriftlig kallelse till stämma och föredragningslista upptagande de ärenden som skall behandlas på stämman skall utsändas till medlemmarna, beträffande årsstämma senast två veckor och beträffande extra stämma senast en vecka före stämman. I kallelsen till extra stämma skall anges det ärende, som föranlett stämmans sammankallande.

Medlem som önskar få ärende behandlat på årsstämma skall senast två månader i förväg till styrelsen skriftligen anmäla detta.

6.4 Obligatoriska ärenden på årsstämma.

Vid årsstämma skall följande ärenden före­komma:

1. upprättande av röstlängd;
2. val av två justeringsmän, tillika vid behov fungerande som valkontrollanter;
3. fråga om stämmans behöriga utlysande;
4. behandling av styrelsens årsredovisning för senaste räkenskapsår;
5. revisorns berättelse för samma tid;
6. fråga om balansräkningens fastställande samt disposition av tillgängliga vinstmedel;
7. fråga om ansvarsfrihet för styrelsens förvaltning;
8. beslut om årsavgift till föreningen för innevarande verksamhetsår;
9. val av ordförande, vice ordförande och övriga styrelseledamöter;
10. val av valberedning;
11. val av etikkommitté;
12. val av revisor och revisorssuppleant;
13. behandling av ärende, som styrelsen hänskjutit till stämman eller enskild ledamot före­slagit till behandling.

Ärende, som inte varit upptaget på föredragningslistan, får ej tas upp till avgörande av stämman.

6.5 Ärende vid extra stämma.

På extra stämma får endast ärende som varit upptaget i kallelse till stämman tas upp till avgörande.

6.6 Plats och sätt för stämmans hållande.

Stämman hålls på ort, som styrelsen bestämmer.

Förhandlingarna leds av föreningens ordförande eller vid förfall för honom, vice ordföranden.

Protokollet justeras av ordföranden och två medlemsrepresentanter.

Vid stämma har varje medlem en röst.

6.7 Omröstning sker öppet utom vid personval, där sluten omröstning skall äga rum, om någon begär det. Beslut fattas, där dessa stadgar inte bestämmer annorlunda, med enkel röstövervikt. Vid lika röstetal gäller den mening, som ordföranden biträder, dock sker vid personval avgörandet genom lottning.

6.8 Jäv.

För styrelseledamöter och ledamöter i etikkommittén gäller de jävsregler som stadgas i 11 och 12 §§ Förvaltningslagen, varvid med myndighet här avses styrelsen respek­tive etikkommittén.

Ledamot av etikkommittén eller suppleant i denna får inte samtidigt vara ledamot av före­ningens styrelse, dess revisor eller revisorssuppleant.

7. Avgifter
Medlem erlägger i förskott dels inträdesavgift med ett belopp av ettusen kronor (1.000 kronor), dels årsavgift med belopp som fastställs av årsstämman.

Inträdesavgift och årsavgift av nyinträdande medlem erläggs vid inträdet. Övriga medlem­mar erlägger årsavgift för kalenderår före december månads utgång.

Erlagda avgifter återbetalas inte.

8. Etikfrågor
Frågor om efterlevnad av dessa stadgar eller branschetiska frågor handläggs av en etikkommitté. Denna skall, efter hänvändelse från styrelsen, utreda dylika frågor och rapportera till styrelsen. Kom­mit­tén är underordnad styrelsen och all kontakt utåt skall ske genom sty­relsen.

Etikkommittén skall bestå av tre ledamöter och två suppleanter att inkallas vid jäv eller för­fall för ledamot. Samtliga, såväl ordinarie ledamöter som suppleanter, skall bestå av represen­tanter från av varandra oberoende, till Sveriges Patentbyråers Förening, anknutna byråer.

Val av de av Sveriges Patentbyråers Förening nominerade ledamöterna sker vid årsstämma enligt punkten 6.4.11 ovan.

Mandatperiod för ordinarie ledamot är tre år, för suppleant ett år (omval kan äga rum).

Etikkommittén utser inom sig ordförande och vice ordförande, varvid val skall ske i ancienni­tetsordning.

Etikkommittén skall vid behandling av ärende bestå av minst tre ledamöter varvid suppleant får närvara.

Etikkommitténs ordförande får på begäran komp­lettera gruppen med ytterligare ledamot och/eller, i samråd med styrelsen, extern sakkunnig.

9. Disciplinära åtgärder
Medlem, som inte rättar sig efter föreningens stadgar eller vägledande regler om etik och god yrkessed, eller gör sig skyldig till handling, som kan skada föreningens anseende, eller utövar sin verksamhet på ett sätt som står i strid med föreningens ändamål, kan bli föremål för dis­cip­­linär åtgärd.

Anmälan om förhållande som skulle kunna leda till disciplinär åtgärd görs skriftligen och sänds till föreningens styrelse. Före anmälan som avser anmärkning mot annan medlem eller tvistigheter medlemmar emellan åligger det parterna att inbördes, direkt eller genom annans förmedling, söka finna en lösning.

Anmälan får göras av envar som är berörd av medlems yrkesmässiga handlande.

Anmälan skall innehålla tydlig redogörelse för de sakförhållanden som åberopas samt grun­der­na för anmälan.

Uppfyller anmälan inte ovanstående föreskrifter eller är den på annat sätt ofullständig skall styrelsen förelägga anmälaren att avhjälpa bristen.

Följer anmälaren inte sådant föreläggande skall anmälan avvisas, om den är så ofullständig att den inte utan väsentlig olägenhet kan läggas till grund för etikkommitténs bedömning.

Inkommer sådan anmälan till styrelsen, kan ärendet föreläggas etikkommittén för utredning, som skall ske så snart omständigheterna medger det.

Disciplinära åtgärder är:

1. Erinran
2. Varning
3. Uteslutning

Disciplinär åtgärd eller uteslutning beslutas, delges och verkställs av föreningens styrelse.

Beslut om uteslutning varom föreningen skall underrättas vid närmaste ordinarie förenings­stämma efter delgivning, kan överklagas till styrelsen inom fjorton dagar efter delgivningen, varvid föreningen vid nästföljande ordinarie föreningsstämma genom omröstning enligt § 6.7 kan undanröja styrelsens beslut och besluta om annan disciplinär åtgärd.

10. Utträde
Medlem äger, där styrelsen inte medger undantag, utträda ur föreningen endast vid utgången av det räkenskapsår, under vilket anmälan om utträde skett, och är skyldig att erlägga avgifter för hela detta år.

Medlem, som underlåtit att erlägga gällande avgifter, anses ha utträtt ur föreningen.

11. Ändring av stadgar
Beslut om ändring av dessa stadgar och upplösning av föreningen är inte giltigt, såvida inte beslutet fattas vid två på varandra följande stämmor, därav minst en årsstämma, och vid den stämma, som hålls sist, biträtts av minst två tredjedelar av de röstande. Kallelse till sista stämman får ej ske, innan första stämman hållits.